Incidencias

Las incidencias identifican los fichajes de cada empleado. Los empleados deben identificar los fichajes que realizan en el terminal TCP para que el programa pueda calcular exactamente las horas que ha trabajado.

Las incidencias básicas que deben introducirse son las de Entrada y Salida que se recomiendan ser numeradas como 0 y 1 respectivamente. Así, el empleado tendría que pulsar el botón 0 del terminal y despues insertar su tarjeta y, para salir, tendría que pulsar el botón 1 e insertar su tarjeta para realizar el fichaje. Estos datos quedan almacenados en la memoria del terminal.

Otra forma de configurar el terminal para recoger los fichajes de entrada y salida sería la de crear una sola incidencia (por ejemplo, con el nombre "Acceso") que se utilizaría para fichar tanto a la entrada como a la salida, así el empleado se ahorraría el tener que pulsar un botón para definir su incidencia de entrada o salida. Posteriormente se explicará con más detalle como trabaja la aplicación con las incidencias y las ventajas e inconvenientes que conlleva el usar dos incidencias para las entradas y salidas o usar solamente una.

Campo

Descripción

Código

Número identificativo de la incidencia

Nombre

Texto identificativo de la incidencia

Observaciones

Información adicional sobre la incidencia

Incidencia de trabajo

Si está marcado, indica que la diferencia de tiempo entre una entrada y una salida con la incidencia actual se va a contabilizar como tiempo no valorado. Esto quiere decir que no se va a contabilizar como tiempo de trabajo u horas efectivas.

Tiempo no valorado

Si está marcado, indica que la diferencia de tiempo entre una entrada y una salida con la incidencia actual se va a contabilizar como tiempo no valorado. Esto quiere decir que no se va a contabilizar como tiempo de trabajo u horas efectivas.

Intervalo de horas permitidas para realizar la incidencia

Las opciones enmarcadas en este recuadro son utilizadas para indicar las horas en las que está permitida realizar un fichaje con la incidencia actual. Por ejemplo, estas opciones se pueden utilizar para controlar el desayuno de los empleados y así contabilizar el tiempo que emplean en realizarlo.

  • Hora Inicio:  Hora inicial desde la que se está permitido realizar un fichaje de salida con la incidencia actual.

  • Hora Fin: Hora final hasta la que está permitido realizar un fichaje con la incidencia actual.

  • Tiempo máximo autorizado: Indica los minutos máximos que tiene cada empleado para realizar la incidencia. No es necesario haber indicado los dos datos anteriores para que esta opción se pueda utilizar. Por ejemplo, si un empleado realiza un fichaje de salida con una incidencia que tenga un tiempo máximo autorizado, el siguiente fichaje que tiene que realizar debe ser de entrada, con la misma incidencia dentro del tiempo que se haya especificado, en caso contrario, si supera la cantidad de tiempo máximo, la diferencia de tiempo invertido menos el tiempo máximo autorizado, serán descontadas de las horas efectivas realizadas por el empleado. Este dato se muestra en la opción Revisión de Fichajes. Esta ultima acción se efectuará si está marcada la opción "Son minutos de débito los minutos que excedan del tiempo máximo"

  • Son minutos de débito el tiempo que realice fuera del intervalo permitido: Si se marca ésta opción, el tiempo que se realice fuera del intervalo indicado en los campos "Hora Inicio" y "Hora Fin", será descontado de las horas efectivas que realice el empleado.

¿Considerar minutos posteriores a la entrada como minutos de retraso?

Con está opción marcada, si un trabajador ficha al entrar utilizando ésta incidencia y llega tarde, los minutos que haya tardado desde la hora de entrada que tenga asignado ese día hasta la hora del fichaje se considerarán como retraso. Se descontarán de las horas extra que produzca si está marcada la opción Considerar minutos de retraso como débito en el módulo de Parámetros (vea 'Parámetros' para más información).

¿Considerar minutos anteriores a la salida como minutos de débito?

Con ésta opción marcada, si un trabajador sale antes de la hora de salida que tiene asignada ese día, los minutos que restan desde la hora de salida temprana hasta la hora de salida que tiene asignado ese día se considerarán como minutos de débito. Estos minutos se descontarán de las futuras horas extras que pueda producir en días posteriores.

Programar Terminal

Este es un icono agregado a la barra de herramientas estándar que nos permite grabar el nombre de la incidencia en el terminal para que, en lugar del texto que sale por defecto al pulsar cada botón del terminal, aparezca el texto de la incidencia que hayamos definido en éste módulo. Para poder programar el terminal con una incidencia, éste tiene que tener su código comprendido entre los números 0 y 9 ya que el terminal no dispone de más botones para programar. Esto no quiere decir que no se puedan añadir incidencias con código mayor de 9, esto sólo nos sirve para configurar los mensajes del terminal cada vez que pulsemos un botón de su teclado numérico.

Trabajar con incidencias

Hay que poner especial cuidado a la hora de definir las incidencias ya que un uso incorrecto de éstas puede producir que el programa aporte datos confusos.

A continuación se va a explicar la forma en la que el programa trabaja con las incidencias de trabajo y con las que no son de trabajo. Usaremos un pequeño ejemplo en el que se simula la forma en que se muestran los datos en el módulo de Revisión de fichajes.

Supongamos que el día 10 de mayo de 1998 el empleado nº 1 ha realizado los siguientes fichajes junto con sus correspondientes incidencias.

En éste ejemplo se ha utilizado el horario del ejemplo usado en el apartado "Horarios" y tres códigos de incidencia, que son los siguientes:

"0" Entrada: Esta incidencia se ha definido como incidencia de trabajo ya que el empleado entra a trabajar, ésta indicación la utiliza el programa para saber que a partir de esa hora tiene que realizar el cálculo de la jornada laboral.

"1" Salida: Esta incidencia se ha definido como incidencia de NO trabajo ya que el empleado abandona el lugar de trabajo pero por motivos ajenos a la actividad laboral.

"2" Encargo Cliente: Esta incidencia se ha definido como incidencia de trabajo porque ésta incidencia se utilizaría para indicar el abandono del puesto laboral por motivos ocasionados por la actividad laboral, en este caso, ir a hacer un encargo a un cliente.

Una vez que el empleado vuelve al puesto de trabajo despues de una salida dentro del horario laboral ya sea por motivos ajenos o no a la actividad laboral, cuando realice su fichaje de entrada, debe especificar la misma entrada que especificó al salir.

  1. Como puede observar en el gráfico, el empleado entra a trabajar a las 08:55 de la mañana y marca su fichaje en el terminal con una incidencia número 0 (Entrada) que anteriormente hemos añadido como incidencia y programado en el terminal.

  2. Posteriormemente el empleado termina su jornada de mañana saliendo a las 14:13 horas y especificando en el terminal la incidencia número 1 (Salida).

  3. El empleado vuelve a trabajar para realizar la jornada de tarde, entra a las 16:53 y especifica en el terminal el código de incidencia número 0 (Entrada)

  4. El empleado necesita hacer una salida para hacer un encargo a un cliente, sale a las 18:30 marcando una incidencia número 2 (Encargo cliente)

  5. El empleado a terminado su encargo con el cliente y vuelve al puesto de trabajo a terminar su jornada laboral, entra a las 19:15 y marca una incidencia número 2 (Encargo cliente).

  6. El empleado finaliza su jornada diaria y ficha a las 20:08, marca una incidencia número 1 (Salida)

 

¿Cómo utiliza AMPRESENCIA las incidencias?

Siguiendo con el ejemplo anterior vamos a mostrar como el programa calcularía las horas en éste día.

Puede estar pensando que el programa empezaría a contabilizar las horas laborables a partir de las 08:55 horas, pero esto no es así. Como ya explicaremos más adelante, el día 10/05/1998 tiene asignado un horario para el empleado de nuestro ejemplo, y éste horario tiene un margen de entrada definido como de 00:30 minutos, al estar las 08:55 comprendido entre las 08:30 y las 09:00, los 5 minutos que hay de diferencia no se considerarían como trabajado, lo mismo ocurre con las salidas. En el caso del ejemplo, el programa comenzaría a contabilizar a partir de las 09:00 ya que en el horario correspondiente está especificada que la hora entrada por la mañana es esa.

A continuación, el programa se encuentra con un fichaje de salida a las 14:13 horas, como está entre el margen de salida calcularía hasta las 14:00 horas que es la hora de salida que viene reflejada en el horario asignado a ese día.

Por el momento tenemos 09:00 - 14:00 = 05:00 horas

Despues, el programa se encuentra con un fichaje de entrada a las 16:53, que es el del inicio de la jornada de tarde, también se aplican los márgenes de entrada con lo que el programa contabilizaría a partir de las 17:00 horas.

Ahora llegamos al fichaje de las 18:30 horas que es el que se ha producido porque el empleado ha salido a hacer un encargo para un cliente y a continuación está el fichaje de las 19:15 que es la vuelta del empleado del encargo de cliente. ¿Qué ocurre? ¿Contabiliza el tiempo que ha estado desde la salida hasta la vuelta del encargo al cliente? La respuesta es depende. Depende de si la incidencia Encargo cliente se ha definido como Incidencia de trabajo, si se ha definido como incidencia de trabajo, el tiempo que transcurre desde las 18:30 hasta las 19:15 se consideran como trabajados. Si no se hubiera definido como Incidencia de trabajo, éste tiempo se descontaría de las horas que ha trabajado ese día.

Con lo obtenemos 17:00 - 20:00 = 03:00 horas (observe que no se han tenido en cuenta los fichajes realizados a las 18:30 y a las 19:15).

Que hace un total 05:00 (mañana) + 03:00 (tarde) = 08:00 horas

Puede que ahora se esté preguntando... "¿Y si el empleado, que sale a las 18:30 al encargo del cliente, se le hace tarde y se va directamente a su casa despues de haber finalizado su encargo?" No hay ningún problema ya que como al salir ha especificado la incidencia número 2 (Encargo cliente) y esta está configurada como una Incidencia de trabajo el programa comprueba si posteriormente hay un fichaje de entrada y como no lo encuentra, contemplaría ésta posibilidad con lo que como hora de salida se establecería la hora de salida de tarde especificada en el horario. En este caso las 20:00 horas y el resultado de la contabilización sería el mismo (17:00 - 20:00 = 03:00 horas)

Si la incidencia 2 (Encargo cliente) no estuviera configurada como Incidencia de trabajo, no se contemplaría lo explicado anteriormente con lo que la contabilización de horas sería: 17:00 - 18:30 = 01:30 horas.


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